ChatGPT實戰應用：提升工作效率的AI助手｜從商務翻譯到PDF大數據分析的實務經驗

福特汽車創辦人亨利．福特曾經說過一句話『不管是 20 歲或 80 歲，任何人如果停止學習，就是老了。』這句話用在柏林人身上非常實在，早在十幾年前進入柏林公司時，就已經在推動雲端作業，上至董事長下至基層員工無一不使用。每每有新的工具都一定會提供給員工相關資源，例如ERP系統更自行開創出ERP puls以及工程ERP等自創工具來提高工作效率。而以當前最夯的工具莫過於ChatGPT，以下是個人透由使用ChatGPT帶來的體驗分享。

GPT帶來的優點

眾所周知GPT(Generative pre-trained transformer，生成預訓練轉換器)可以幫你寫文章、幫你翻譯多國語言、幫你輕鬆寫封專業的商業英文信件、根據不同的需求生成不同風格的專題簡報、行銷DM、甚至輕鬆教你寫出程式語言。最令人驚豔的是對於ChatGPT可以隨著你提供給它一份檔案，並要求節錄特定規則後直接呈現你要的分析比較表，這大大節省時間和精力。

個人使用的經驗是利用ChatGPT來幫助我寫信給國外廠商，這項功能比以往使用Google翻譯更加有效率，且能夠幫忙潤飾文句並且快速回覆或提問客戶問題。之前我也曾用於手寫的文字表格，期望能夠透由拍照上傳至ChatGPT要求他幫我計算照片中的數據以求平均值及標準差等方式，但此部分尚需要確認計算值是否正確，主要因為手寫字體的識別可能有誤判的情形。

整理大量數據資料

其次利用ChatGPT整理大量PDF檔案中的資訊，例如先前總經理要求了解關於防火材料-台灣層間塞的驗證及相關產品，先至驗證機構上搜尋近3年現有效期內的新材料新工法認可通知書，共270份，之後透由ChatGPT上傳文件並下指令(prompt)節錄「申請單位、產品/系統名稱、主要成分與產品性質、試驗方法、試驗機構、防火時效等資訊」即可取得PDF檔裡面對應資訊，並將這些資訊整理至表格中。之後透過ChatGPT整合分析功能可得到所需要的分析表。事實上，ChatGPT更可以透過高效方法進行處理和整理大量PDF資訊成表格，例如編寫腳本進行自動化提取。ChatGPT可以直接透過Python的 pandas，並一一寫出範例程式碼，將提取出的數據組織成DataFrame表格格式，然後導出為CSV或Excel檔案。除了表格文件整理之外，更曾經用於整理及比對各國試驗規範，在手邊沒有規範文件的情況下，透過ChatGPT幫我完成特殊產業對應於其他國家標準的檢驗方法比對，之後再細部確認對應的檢驗方法與實際落差。

對於ChatGPT使用上建議

事實上ChatGPT已經成為工作上一個得力的助手，其具備諸多優點，但在使用過程中也需謹慎，以避免可能的問題，例如某些時候ChatGPT生成的內容雖然看起來合情合理，但事實上它可能因為下指令者提供資訊不夠明確，或因它並不理解內容的真實性，易產生錯誤或誤導信息。要避免這一問題，使用者應該在使用後仔細校對所有內容，確保準確性。另外使用ChatGPT也可能涉及抄襲問題，雖然ChatGPT生成的內容大多數是原創的，但有時它可能會複製訓練數據中的句子或段落，從而引發抄襲問題。使用時應確實檢查生成的內容，並以自己的原創理念進行修改，以確保內容的原創性。此外過於依賴ChatGPT來生成內容，會降低使用者自身的寫作和思考能力，因此，在使用ChatGPT時，應將它作為輔助工具，而不是完全替代寫作過程。

總結

個人在使用ChatGPT過程中還是需要反覆確認，ChatGPT在資料搜尋、辨識及寫作和內容創作上提供了許多優勢，使得工作變得更快捷高效，但還是需要對其潛在的風險保持敏感度，並通過人工審查、修改來確保內容的準確性和原創性。如此一來，使用ChatGPT，將可以提高工作效率，也能充分發揮其創作潛力，同時避免過度依賴和內容品質問題。對我而言ChatGPT是協助我工作而不是替我工作，不過度依賴它會是工作上的好幫手。此外ChatGPT不僅在工作上有所助益，在休閒娛樂方面也帶來不少新鮮體驗。無論是尋找旅行建議、食譜分享、搜尋機票、評估保單效益等所有生活問題都能提供豐富的建議。

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